Henkilörekisterit

Henkilötietolain (523/1999) mukaan henkilötiedolla tarkoitetaan kaikenlaisia luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi. Henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi- ja osoitetiedot, henkilötunnus, verkkotunniste ja sijaintitieto.

Henkilötietojen käsittelyllä laissa tarkoitetaan henkilötietojen keräämistä, tallettamista, järjestämistä, käyttöä, siirtämistä, luovuttamista, säilyttämistä, muuttamista, yhdistämistä, suojaamista, poistamista, tuhoamista sekä muita henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä.

Henkilötietojen käsittelyn yleiset periaatteet ja edellytykset määritellään henkilötietolain luvussa 2. Henkilötietojen käsittelyn tulee olla asiallisesti perusteltua ja tarpeellista rekisterinpitäjän (Savon koulutuskuntayhtymä) toiminnan ja tehtävien kannalta. Henkilötietoja voidaan käsitellä esimerkiksi, kun rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä on asiallinen yhteys, kuten asiakassuhde, palvelussuhde tai oppilassuhde.

Rekisterinpitäjän on laadittava henkilörekisteristä rekisteriseloste, josta ilmenee rekisterinpitäjän ja tarvittaessa tämän edustajan nimi ja yhteystiedot, henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, kuvaus rekisteröityjen ryhmästä tai ryhmistä ja näihin liittyvistä tiedoista tai tietoryhmistä, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja siirretäänkö tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle sekä kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista. Rekisteriselosteet on pidettävä jokaisen saatavilla. Savon koulutuskuntayhtymän pitämien henkilörekistereiden rekisteriselosteet löytyvät täältä.

 

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Henkilötietolain mukaan jokaisella on tarpeelliset tiedot ilmoitettuaan yleensä oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisterinpitäjän henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjän on samalla ilmoitettava rekisteröidylle rekisterin säännönmukaiset tietolähteet sekä, mihin rekisterin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan eli käytännössä esitettävä rekisteröidylle henkilörekisterin rekisteriseloste.

Rekisteröidyllä on myös oikeus saada tietonsa korjatuiksi ja kieltää tietojen käsittely suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Tietojen tarkastuspyyntö on esitettävä rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

Jos rekisterinpitäjä kieltäytyy antamasta tietoja tai ei hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava tästä kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty tai vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Tarkastusoikeuden epäämisen veroisena pidetään sitä, että rekisterinpitäjä ei ole kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä antanut kirjallista vastausta rekisteröidylle.

Omien tietojen tarkastuksesta ei saa periä maksua muussa tapauksessa kuin silloin, jos edellisestä samaan rekisteriin kohdistuneesta tarkastuskerrasta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

 

HENKILÖREKISTERIIN TALLENNETTUJEN TIETOJEN TARKASTAMIS- JA KORJAUSPYYNNÖN ESITTÄMINEN

Rekisteritietojen tarkastuspyyntö ja tietojen korjauspyyntö tehdään joko kirjallisena postitse tai sähköpostilla käyttäen tietosuojavaltuutetun toimiston lomakepohjia tai henkilökohtaisesti paikan päällä. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmennetaan tarkastusoikeuden toteuttamisen yhteydessä. Lomakepohjat löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi.                  

Tarkastuspyyntölomake         Korjaamisvaatimuslomake

Pyyntö toimitetaan osoitteeseen:

Savon koulutuskuntayhtymä/Kirjaamo
PL 87, 70101 Kuopio
kirjaamo@sakky.fi

Kirjaamosta pyyntö välitetään henkilörekisterin yhteys- ja vastuuhenkilöille. Mikäli pyyntöön ei suostuta, annetaan siitä perusteltu todistus. Tarkastusoikeus toteutetaan ilman aiheetonta viivytystä. Tapauksesta riippuen rekisteröidylle varataan joko tilaisuus tutustua rekisteriin tallennettuihin tietoihin paikan päällä tai tiedot toimitetaan tälle kirjallisesti.  Arkaluontoisia ja salassa pidettäviä tietoja ei tietoturvasyistä toimiteta sähköpostitse.